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在线提交(online submission)论文的一些注意事项

现在绝大多数期刊都提供在线论文提交(online submission)的服务,使得提交论文方便又快捷。不过,一些对这种系统还不太熟悉的作者,可能会对提交过程有种望之生畏的感觉。这里就说说在线论文提交的一些注意事项。

在提交论文前,一定要确保论文的格式符合所投递期刊的要求。所有期刊都会有一个Guidelines/Instructions for Authors,罗列了该期刊对论文格式的要求。如果觉得麻烦,也可以寻求编辑公司帮助(例如:LetPub的SCI期刊格式排版服务)。这个指南一般会有点长,很多人看着头疼。但是,不要因为头疼就忽略指南,一定要仔细阅读,千万不可跳过此步。 看的多了,你会发现指南中最重要的关键信息包括如下几条:标题的长度、摘要的长度及格式(即分段或不分段,Structured or Unstructured)、文章的分段组织(即Introduction, Materials and methods, Results, Discussion之类各个部分的组成)、文章的长度、表格(Tables)和图(Figures)的个数、参考文献引用和列表的格式。这其中,摘要的格式、文章的分段组织以及参考文献的格式也能通过下载所投期刊的已发表文章,有个一目了然的大致认识。请记住,每个期刊的格式都是该期刊根据出版的要求各自规定的,不同的期刊格式要求有相似之处,也必有不同之处。投递的稿件所到的第一站,即期刊编辑,会关注稿件是否符合期刊Author Instructions!

在按期刊要求规范好稿件准备在线投稿前,不妨检查一下是否所需的信息和资料都已经准备好。这些资料包括:所有作者的姓名、单位、有效联系方式( 普通邮件和电子邮件地址,corresponding author一般还需要留联系电话),推荐reviewers的姓名和电子邮件地址,和如下文件:cover letter(这个之前我曾写过一篇博文专门讲到)、稿件(manuscript)、图(Figures)。

对上述的材料这里再说明几点。一是关于作者的有效电子邮件地址,最好留学校或单位的帐号地址,以.edu类为最佳。如果实在没有单位电子邮件地址,注册免费的电子邮件帐号也是可以的。但个人不推荐使用QQ帐号,gmail、foxmail之类帐号名可用英文字母(帐号名最好是作者名字某种方式的拼写)的比较好些。二是关于manuscript和Figures的安排。文件manuscript一般包括标题/标题页、摘要、正文、表格和图例(Figure legends),具体格式参见Author Instructions的规定。对于图,一般来说,一个图有一个图文件。Author Instructions会规定只有某些特定的图文件才可被采纳(比如,.jpeg文件因是压缩文件,有些期刊是不采纳的)。第三点,我想特别强调一下大家在制作图的时候请注意线条、坐标、图上显示文字的清晰程度。一般期刊是不会专门给被采纳的文章修饰图的。所以,如果我们提交的图不清晰,发表出来就会不清晰!另外,如果文章被采纳,彩色图和黑白图的收费不同。除非彩色图有特殊优势,否则可以用黑白图。比如柱状图(bar plot),只有两三个组,就没有必要用彩图。最后一点,表格和图数目尽可能压缩。我见过好几篇文章包含了大量表格和/或图片,而其实这其中若干个完全可以合并成一个。这样不但节省空间,而且方便读者对比。

在以上信息和资料都齐全的情况下,万事俱备,只欠东风,我们终于可以正式在线提交论文了。当然,初次投稿的作者,需要在提交系统注册一个帐号。系统会发送确认信息到注册帐号的电子邮件地址,经作者确认后帐号方有效,可以进入提交页面。在这里建议准备提交前给manuscrip做个备份,然后打开,有些在线提交所需的信息可以从这个备份文件中直接拷贝粘贴。

提交系统会提示若干步骤,这些步骤大致是这样的。首先,输入作者信息,这可以直接从精心准备的manuscript备份文件里复制粘贴,只要注意别输错作者的先后排名以及对corresponding author的标识。接下来通常是选择作者推荐的reviewers及其电子邮件地址(关于如何选择recommended/suggested reviewers的问题,以后我会专门发文详述)。再下步是文章相关信息,包括标题,有时可能还需要running title和摘要内容(同样可从manuscript备份文件中拷贝)。一般cover letter是作为一个文件被单独上传的,有的提交系统则会要求在在线页面中填入cover letter的内容。在文件上传这个步骤中,直接按要求上传各个文件即可(cover letter, manuscript, figure files)。耐心等待所有文件上传完毕,很多系统会自动生成一个pdf文件(再次需要耐心等待该文件生成结束),包含了所有刚刚提交的信息。这是,作者需要审核所有提交资料(生成的pdf文件或者系统显示的页面内容)。请仔细审核!审核完毕,再点确认,提交过程就圆满完成了。提交完成后,可以用注册的帐号登录系统,随时跟进检查文章审核的进度。如在某一步被明显耽搁过多时间,还可联系期刊编辑加以咨询。

上面说的是大多数在线论文提交系统包含的步骤。有些可能会再多些内容,比如有页面需要作者做关于conflict of interest的选项/声明等等。看到额外的步骤不必紧张,规范的manuscript, figure files和cover letter中应包含了所有相关信息,按要求填写即可。

总结一下,在线论文提交的关键其实就是对所需的各项材料做好充分准备,特别是严格按照期刊Author Instructions准备的manuscript和figure文件、cover letter、所有作者相关信息、以及一个在该提交系统注册的帐号。做好这些准备后,按照系统的提示一步步填写页面或者上传文件,就大功告成!

(此文由LetPub编辑原创,转载请注明来自LetPub中文官网:www.letpub.com.cn/index.php?page=sci_writing_47


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