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中国作者撰写审稿意见回复信(response letter)时需注意的问题

在上一篇关于投稿之后是不是应该在合适的时间给期刊编辑去信询问的博文中,我提到了 peer-reviewed journals(同行评审期刊)审稿的一般流程。论文由作者提交后,期刊编辑对他/她觉得合适的文章(不合适的就直接拒稿了,这叫desk rejection),根据论文内容,把稿件发给几位领域内的专家评审。专家们在百忙之中抽时间义务审稿,并把其意见发还给期刊编辑。此时由期刊编辑根据专家的意见再做如下三种决定。一是直接采纳(accept as submitted),这是皆大欢喜的结局。二是拒稿(reject),这对作者来说是凄凉的结果,对期刊本身,也并不是好事,因为大家都要继续付出精力去定下合适发表的文章。一般比较常见的,是建议作者修改文章然后重新提交(revise and resubmit)。这种情况下,期刊编辑会把评审专家(reviewer)的评审意见(comments)一并发给作者,以为改稿之基础。

作者根据评审专家意见修改稿件之后,在重新提交时,除了修改的文章(revised manuscript),还要包括一封response letter,对所有评审专家的意见一条一条的答复。请注意,这封答复信和修改的稿件几乎一样重要!期刊编辑会把二者发送给原评审专家,由他/她们评定作者的修改是否已经令人满意,达到可以发表的水平。之后,期刊编辑再次根据这些评审专家的意见决定是否采纳稿件。那么在写这封答复信时,需要注意哪些问题呢?

首先,在信的开头称呼一栏,很多中国作者习惯写:“尊敬的编辑(Dear Editor)”。不是说这个称呼有什么错误,但是按英语母语国家的习惯,感觉有些太笼统,不亲切。每个期刊的编辑都是有姓名的!直接以对方的姓或名称呼,会比较好。至于是称呼姓(Dr. XX)还是名,这里有个小诀窍:可以参考期刊编辑所发信件的落款。有些编辑会用正式落款(全名,Ph.D.),那么回信时就最好用Dr. XX。有一些编辑性格随和,可能会以自己的名字(given name)落款,那么作者在回信的时候也可以考虑直接称呼对方的名字(比如 Dear Alice),同时在落款的时候也只写自己的名字(比如,Xiaoming)。

以上是个很细节的问题。在细节的问题上注意文化差异,避免不必要的隔阂感,总是有利无弊。在提头之后,一般作者会对期刊编辑和评审专家表示由衷的感谢,这个是应该的。接着可以大致介绍一下文章所作的比较大的比较重要的改动。之后进入最关键的部分,就是对评审意见的逐条答复:是否同意评审专家的观点,或者回答评审专家的问题,并做了怎样的修改,改动在重新提交稿的什么部分。

在逐条答复中,再次出于文化差异,很多中国作者会有两个习惯。一个习惯是不停的感谢评审专家。每个评审专家一般有5-10条评审意见,中国作者出于礼貌,常在每一条的答复之前先写上“感谢专家的宝贵意见。” 按英语国家的习惯,这么频繁的感谢有点象我们看日本人不断的鞠躬,礼貌是礼貌,可是有点儿怪!我的建议是适当感谢是可以也是应该的,但是不用太过。关键是表达清楚你是否同意评审专家的意见,并做了什么样的改动,让事实说话。第二个习惯是中国人常常觉得反对别人的意见是件很冒犯人、很不好意思说出口的事情,所以即使在并不同意评审专家意见的情况下,也表达得异常婉转含蓄,吞吞吐吐。在这里我想说,评审专家们是专家,值得作者的尊敬和感谢,但是他/她们当中没有一个是不犯错的神(这也是为什么一份稿件要由多位专家评审的原因)。有时出于疏忽、时间匆忙和其它原因(比如评审专家恰好在做和作者非常相似甚至完全一样的课题,有些人出于一己之私可能会有意打压同类文章),评审专家的某条意见可能有明显错误。这种情况下一定不要害羞,不要含蓄的兜圈子让编辑去猜测意会。而是应该礼貌但明确地指出你不同意该条意见,理由是哪些(比如I do not agree with the reviewer, because of the following reasons)。当然,对于不同意的意见,也没有必要使用过于粗鲁的语言对评审专家或者期刊编辑进行攻击,就事论事即可。不过,中国作者一般不会走这个极端的。

(转载请注明本文来自LetPub中文官网:www.letpub.com.cn/index.php?page=sci_writing_24


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客户反馈

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